Instructie bij het gebruik van de digitale vragenlijst voor GGD-medewerkers
Inleiding
De uitgebreide handleiding voor het voorbereidingsteam, leest u hier. Dit is de handleiding voor medewerkers van de GGD bij het invullen van de digitale vragenlijsten.
U krijgt toegang tot de digitale vragenlijst door in te loggen op de visitatiewebsite. Met behulp van deze lijst wordt voor uw beroepspraktijk in kaart gebracht op welke wijze, en hoe effectief, de processen op uw afdeling Algemene Infectieziektebestrijding zijn geregeld naar de mening van de afdelingsmedewerkers. De resultaten hiervan zullen geanonimiseerd aan het visitatieteam worden gezonden.
- De vragen in de lijst betreffen de volgende aandachtsgebieden
- Wet PG: de verwerking meldingen en bron- en contactopsporing
- Regie- en netwerk
- Surveillance
- Preventie
- Outbreakmanagement
- Onderzoek
- Beleidsadvisering aan directie, bestuur en stakeholders
- Organisatievan het werk
- Samenwerking binnen het team en teamontwikkeling
- Scholingsbeleid en deskundigheidsbevordering
- De vragenlijst is primair een instrument voor zelfevaluatie. In de waardering worden feiten en meningen (van u en uw collega’s) meegenomen in de bepaling van de zogenaamde signaalwaarde. Deze waarde geeft aan waar verbetering mogelijk is: hoe hoger de waarde, des te groter de mogelijkheid tot verbetering van de kwaliteit, samenwerking en resultaten.
Gebruikersinstructie Volg voor het gebruik van de vragenlijst en de overige voorbereiding op de visitatie de volgende stappen:
Stap 1 Invullen van de vragenlijst
Het invullen van de vragenlijst is een zelfstandige individuele beoordeling van het werk. Het is de bedoeling dat iedere arts, verpleegkundige, doktersassistent, administratief medewerker en manager van de afdeling de lijst individueel invult naar zijn/haar eigen inzicht, dus zonder inhoudelijk onderling overleg.
Per vraag geeft u een rapportcijfer (tussen 1 en 10). Daarna wordt u gevraagd om uw beoordeling toe te lichten: hoe bent u tot deze beoordeling gekomen?
Stap 2 Verwerking van de antwoorden
De applicatie is online, wat wil zeggen dat u inlogt op een webpagina. U kunt het beste een tijd reserveren van 1 à 1,5 uur om de lijst in rust in te vullen. LET OP: gegevens op een pagina worden opgeslagen nadat op die pagina onderaan op deze pagina op ‘opslaan’ klikt.
Stap 3 Inzien van de rapportages
Volgens een met de GGD afgesproken datum, wordt de vragenlijst afgesloten. Vanaf dat moment kunt u door in te loggen op de website, de resultaten raadplegen van de ingevulde gegevens. U ziet drie cijfers achter de onderdelen:
- uw waarderingscijfer
- het cijfer van uw team gemiddeld
- het cijfers dat her gemiddeld aan waardering is gegeven*
U heeft de mogelijkheid om de rapportage te raadplegen en ook in een PDF-bestand te downloaden en op te slaan op uw computer.
Stap 4 Bespreking uitkomsten
- Hoe kunnen de resultaten geinterpreteerd worden?
De vragenlijst is een hulpmiddel in het blootleggen op welke wijze, en hoe effectief, de processen op de afdeling in de praktijk zijn geregeld, gemeten aan de waardering van de teamleden zelf. De scores geven een indicatie van de processen die goed zijn geregeld en de processen die (mogelijk) beter kunnen worden uitgevoerd.
- Vergadering beleggen
Beleg een vergadering ter bespreking van de uitkomsten. Resultaat van deze bespreking is een prioriteitenlijst met die aspecten die u als team (als eerste) wilt gaan aanpakken.
- Prioriteiten bepalen
Mede afhankelijk van de rol van teamleden, zullen zij andere accenten leggen op verschillende onderdelen van het werk. Bij de bespreking van de uitkomsten wordt gezocht naar belangrijkste prioriteiten die het team wil stellen. Probeer potentiële 'quick wins' te identificeren en verbeteringen op de langere termijn.
Stap 5 Opstellen verbeterplan
- Beknopt verbeterplan maken
Maak met elkaar als voorbereiding op de visitatiedag een kort en bondig, realistisch plan van aanpak voor de verbetering van die aspecten die u gezamenlijk in stap 3 hebt geïdentificeerd. Voor het verbeterplan wordt een eenvoudige opzet beschikbaar gesteld (zie de handreiking hierna).
Stap 6 Opsturen verbeterplan
Daarna stuurt het team het verbeterplan per mail aan de landelijk secretaris. Tevens worden documenten aan het visitatieteam toegestuurd zoals jaarplannen, jaarverslagen, HKZ-audit-rapporten, een kort profiel van de GGD en een organisatieschema van de GGD. Welke documenten worden toegezonden, kiest de GGD in eerste instantie zelf vanuit de vraag: welke documenten geven een voldoende beeld aan de visiteurs? Welke (recente) ontwikkelingen hebben relevantie voor het team, waarvan ook visiteurs kennis moeten nemen?
Stap 7 Aanvullende vragen van de visiteurs
Het kan zijn dat het visitatieteam in de voorbereiding van de visitaties graag nog een anatal aanvullende documenten ontvangt of een aantwoord op enkele vragen. De secretaris zal de GGD vragen deze vragen te beantwoorden en documentatie te overleggen.
De visitatie is voorbereid!
Toelichting bij de voorbereiding van de visitatie
Graag verwijzen we je in eerste instantie naar de pagina 'Handleiding GGD-medewerker' waarin alle stappen zijn beschreven.
Het voorbereidingsteam dat bestaat uit twee of drie medewerkers van de afdeling. Dit team is het aanspreekpunt voor de GGD en houdt het contact met de landelijke secretaris. Na het afsluiten van de vragenlijst kunnen de teamleden -na ingelogd te zijn op de website voor de visitaties AIB, de resultaten raadplegen.
- De antwoorden van de teamleden op de vragen uit de visitatievragenlijst uitgedrukt in een gemiddeld cijfer (tussen 1 en 10)
- De tekstuele toelichting en onderbouwing die teamleden hebben gegeven op hun cijfers per onderdeel. Het aantal toelichtingen is maximaal het aantal teamleden dat de vragenlijst heeft ingevuld.
Dit bestand is de belangrijkste input voor het teamgesprek om met alle leden van het team naar deze uitkomsten te kijken, met als hulpvragen:
- hoe waarderen wij ons werk?
- in hoeverre liggen we op onderdelen op een lijn of verschillen we qua inzicht over onze taakinvulling en professionaliteit?
- wat zijn er verschillen tussen professionals en/of groepen professionals?
Deze analyse en dit gesprek vormen de input voor het Verbeterplan van het team waarin een vijftal prioriteiten wordt gesteld die het team wil gaan realiseren, inclusief de manier waarop, wanneer, met welke inzet van mensen en middelen en de inschatting van de realiteit om dit te kunnen verwezenlijken. Als richtlijn is het handig om twee korte termijn doelen en twee of drie meer lange termijn doelen te stellen.
Het is praktisch als een voorbereidingsteam van twee of drie collega's het plan schrijft en daarna toetst bij de andere collega's. Het visitatieteam krijgt het verbeterplan en neemt dit mee in de visitatie.
Na de visitatiedagen, kan het verbeterplan nog worden bijgesteld als er nieuwe inzichten zijn. Het verbeterplan wordt in de volgende visitatie weer meegenomen om te zien hoe het gelukt is dit te realiseren. De cyclus is dan weer rond!