Handleiding GGD

Inleiding op de voorbereiding visitatie te visiteren GGD

De gevisiteerde GGD wordt gevraagd een aantal voorbereidingen te treffen. De voorbereiding die het meeste tijd zal vergen, is het opstellen van een plan van aanpak voor te selecteren ontwikkelingen. In dit artikel vindt u de planning voor de voorbereiding op de visitatie en de stappen na de visitatie. Ook is het programma voor de visitatiedag opgenomen, net als een lijst met tips voor de voorbereiding.

Van de te visiteren GGD wordt verwacht dat zij het personeel uitnodigt voor het gesprek met het visitatieteam op een van de visitatiedagen. Het heeft de voorkeur om de volgorde van de gesprekken, zoals in het programma is aangegeven, te handhaven. Mocht dit door omstandigheden niet lukken, dan verzoek ik u contact op te nemen met Secretarisvisitatie@ggdhm.nl

Meer informatie over de intercollegiale visitatie is te vinden op www.onderzoekggdnl.nl.

 

Inhoud

Deze handleiding bevat de volgende onderdelen (klik op het item om direct naar dat onderdeel te gaan):

1. Voorbereiding door de GGD
2. Tips bij de voorbereiding
3. Programma visitatiedagen
4. Activiteiten na de visitatiedagen
5. Tijdpad van het hele visitatietraject
6. Gebruikerhandleiding digitale vragenlijst
7. Het Ontwikkelplan
8. Wat is het kort profiel van de GGD
9. Toelichting op SMART
10. Visitatiereglement

  

Voorbereiding door de GGD

De GGD zorgt ervoor dat het visitatiesecretariaat kan beschikken over:

1. Ingevulde digitale vragenlijsten
2. Kort profiel van de GGD
3. Ontwikkelplan
4. Visitatierapport van het vorige bezoek
5. Werkplan en beleidsplan AIB, organogram AGZ/GGD en andere relevante documenten zoals het meest recente visitatierapport
6. Een kaart van het werkgebied indien GGD voor meerder gemeenten werkt
7. Namen en emailadressen van de gesprekspartners op de visitatiedagen
8. Faciliteiten tijdens de visitatiedagen zoals gespreksruimte met laptop & beamer, ruimte om PowerPoint te presenteren op dag twee.

De volgende beslissingen kunnen al worden genomen voordat de vragenlijst wordt ingevuld:

1. Wie de coördinatie op zich neemt voor de organisatie van de visitatie
2. Wie de coördinatie op zich neemt voor het opstellen van het plan van aanpak voor de verdere ontwikkeling (veelal dezelfde personen als bij 1)
3. Wie de vragenlijsten zullen invullen: behalve de artsen, verpleegkundigen, administratieve ondersteuning en managers die al langer in dienst zijn, kan er een uitzondering worden gemaakt voor nieuwe medewerkers en medewerkers die slechts zijdelings bij de AIB betrokken zijn.

(terug naar boven)

 

Tips voor voorbereiding visitatie

Mogelijk zijn de volgende tips behulpzaam bij de voorbereiding ook in de communicatie met de collega’s op het team:

• Bespreek het doel van de visitatie met het team
• Bepaal wat uw afdeling van de visitatie verwacht
• Ten opzichte van de eerdere visitatie: wat zou u dit keer graag anders doen
• Ga na hoe een prettige sfeer kan worden gecreëerd tijdens de visitatie
• Maak aan het visitatieteam duidelijk waarover u wil praten, maar ook waarover niet
• Zorg voor een prettige ruimte voor het voeren van de gesprekken
• Zorg ervoor het visitatieteam ongestoord en vrijuit kan spreken tijdens de gesprekken
• Bedenk dat de visitatie is opgezet als een educatieve activiteit voor het team
• Zorg ervoor dat de coördinator bereikbaar is tijdens de visitatie voor overleg met het visitatieteam
• Zorg ervoor dat de afspraken van de visitatiedagen in de agenda’s van de medewerkers en directeur staan

Tips voor het ontvangen van feedback:

• Probeer de werkelijke, niet de ideale, afdeling te laten zien
• Stel u open voor bevindingen van de commissie en niet alleen voor de punten die u al kent
• Geef aan wat u niet wil horen of wat u moeilijk vindt om te horen
• Luister naar de sterke en- ontwikkelpunten die het visitatieteam aangeeft
• Ga u niet verdedigen voor hoe en wat u doet, de conclusies zijn geen persoonlijke aanval
• Vraag om opheldering als iets niet duidelijk is,
• Geef een reactie op de feedback van het visitatieteam

 (terug naar boven)

 

Programma visitatiedagen

Dag 1

Aankomst visitatieteam Voorbespreking door het visitatieteam (VT) (zonder GGD)	voor 11.30 uur 11.30-12.30 uur
Officiële ontvangst, korte toelichting op het verloop van de visitatiedagen	12.30-13.00 uur
Rondleiding met uitleg van de AIB werkprocessen	13.00-13.45 uur
Gesprek VT met de verpleegkundigen Overleg VT intern	14.00-15.30 uur 15.30-15.45 uur
Gesprek VT met de artsen Overleg VT intern schrijven eerste deel verslag   (zonder GGD)	15.45-17.15 uur 17.15-20.00 uur
Dag 2 Aankomst VT Gesprek VT met de met de doktersassistenten/ praktijkondersteuners/administratie AIB	08.30-08.45 uur 08.45-09.30 uur
Gesprek VT met hoofd afdeling AGZ en teammanager Infectieziekten	09.30-11.00 uur
Overleg VT intern en schrijven verslag	11.00-12.15 uur
Lunch met het team	12:15-13:00 uur
Schrijven verslag VT	13.15-15.00 uur
Slotbespreking VT met alle gesprekspartners en de directeur: presentatie conceptrapport d.m.v. Powerpoint en bespreking	15.00-16.30 uur

 (terug naar boven)

 

Activiteiten na de visitatiedagen

Na de visitatie, is er nog een aantal stappen te zetten door de GGD en het VT:

1. De GGD ontvangt van de secretaris per email een evaluatie-enquête over de visitatie. De teamleden vullen deze in via de website. Dit biedt de mogelijkheid om stil te staan bij het proces van de visitatiedagen
2. Het team (of een vertegenwoordiging hiervan) buigt zich over het Ontwikkelplan en beziet welke aanpassingen zij (nog) wil doen om het plan aan te passen. Binnen 14 dagen (zie planning) stuurt het team deze naar de secretariaat. Nb. het Ontwikkelplan is van de GGD
3. De GGD ontvangst binnen een week na de visitatie het visitatieverslag en geeft binnen 14 dagen eventuele gewenste correcties door aan de secretaris
4. De GGD ontvangt een brief van het visitatieteam met het definitieve visitatierapport en het evaluatieverslag
5. Tot een half jaar na visitatie kunnen visitatieteamleden worden geconsulteerd voor de uitvoering van ontwikkelpunten. Dit biedt de mogelijkheid dat de GGD gestimuleerd is om het Ontwikkelplan echt bij de hand nemen en juist wanneer zij in de realisatie hindernissen ondervindt, hiervoor het visitatieteam te kunnen consulteren.
6. Na een half jaar ontvangt de GGD een effectevaluatie, waarin wordt gevraagd naar de voortgang van uitvoering van ontwikkelpunten. Dat is vooral een bewustwordingsmoment voor het team (‘zijn we er mee bezig’, ‘hoe gaat het er mee?’, ‘hoe nu verder?’). Namens het team wordt een effect-evaluatieformulier ingevuld.

 (terug naar boven)

 

Tijdpad Intercollegiale visitatie infectieziekten

Aantal weken tot visitatie	Actie
6 maanden	Visitatiesecretaris bezoekt GGD om visitatie te bespreken en wederzijdse inspanningsverplichting vast te leggen
5 maanden	Ontvangt de GGD mail met als onderwerp: ·       de formele bevestiging en afspraken ·       de namen van het VT leden, en ·       het programma van de visitatiedag Stuurt de GGD een mail naar de secretaris met als onderwerp: ·       namen en emailadressen van alle teamleden
4 maanden	Medewerkers starten met het invullen van de digitale vragenlijst na ontvangst van de uitnodigingsmail van het landelijk visitatiesecretariaat.
	Het voorbereidingsteam van de GGD spoort medewerkers aan om de lijst in te vullen. Na 2 weken wordt de enquête gesloten. Als alle vragenlijsten zijn ingevuld, ontvangt het voorbereidingsteam van de GGD een bericht. Via de website kunnen de gebruikers inloggen en de uitkomsten opvragen. Klik hier om naar de inlog-pagina te gaan.
3,5 maanden	De GGD bespreekt de uitkomsten van de enquête met het AIB-team en stelt een Ontwikkelplan op
6 weken	De GGD stuurt naar de secretaris het Ontwikkelplan, het profiel van de GGD alsmede het meest recente jaarverslag, het jaarplan en andere relevante documentatie
	Visitatie (2 dagen)
+1 dag	Ontvangen de deelnemers aan de visitatie een procesevaluatieformulier visitatie die zij kunnen invullen.
+1 week	Na bijstelling van de eindpresentatie van het visitatierapport stuurt de secretaris een mail naar de VT leden met als onderwerp: “verzoek om reactie op het concept visitatierapport”
+2 weken   + 3 weken	De GGD ontvangt namens het VT een mail met als onderwerp: ·       reactie op het (2de) concept visitatierapport procesevaluatie visitatie wordt gesloten
+4 weken	Stuurt de gevisiteerde GGD een email naar de secretaris met als onderwerp: ·       Reactie op visitatierapport
+6 weken     +6 maanden	Ontvangt de manager van het infectieziekteteam en de directeur van de GGD van de voorzitter van het visitatieteam een brief met als onderwerp: ·       Aanbieding van het definitieve visitatierapport en het evaluatieverslag Het GGD-team ontvangt een effectevaluatie

 (terug naar boven)

 

Gebruiker website in het proces van voorbereiding door de GGD

 

Inleiding

Ten behoeve van de visitatie van het team Algemene infectieziektebestrijding van de GGD, is een website ontwikkeld: www.onderzoekgg.nl. Op deze website is het mogelijk om:

• Algemene informatie over visitaties te raadplegen (inhoud, procedure);
• Informatie voor visiteurs in te zien;
• Informatie te raadplegen over veldnormen (voortkomend uit visitaties);
• Als gebruiker in te loggen
• Digitale vragenlijsten in te vullen en de resultaten in te zien.

Een visitatie verloopt volgens een vooraf bepaalde standaardprocedure. Deze procedure is bedoeld om zo veel mogelijk informatie uit het team te verzamelen op individuele basis om daarna deze te bundelen op teamniveau. De gebundelde informatie is input om als team van gedachten te wisselen over de kwaliteit van de uitvoering van de taken, de prioritering van werkzaamheden, de verdeling van werk tussen beroepsgroepen en onderling binnen dezelfde beroepsgroep et cetera. Aan de hand van het teamgesprek, wordt een Ontwikkelplan geformuleerd met een paar korte termijndoelen en een paar lange termijndoelen.

 

De aanpak in vogelvlucht

• Alle teamleden vullen de digitale lijst individueel in (benodigde tijd is circa een uur, afhankelijk van de functie en het aantal vragen). Er zijn twee vragen per onderdeel:

• Wat is de waardering die je geeft aan deze taak?
• Kun je deze waardering concreet onderbouwen?

• Ieder teamlid vult alleen de vragen in waar deze zelf iets over kan zeggen vanuit diens functie. Heeft u als teamlid niet met deze taak te maken, dan geeft u dat aan. Iedere vraag moet beantwoord worden om de vragenlijst te kunnen verzenden.
• Na het definitief verzenden van de vragenlijst, is het mogelijk om de eigen resultaten in te zien. Deze worden gebenchmarkt tegen het gemiddelde van de scores in het team (voor zover collega’s hun vragenlijst op dat moment hebben verzonden) en tegen het landelijke gemiddelde (voor zover collega’s in den lande de vragenlijsten hebben ingevuld).
• Het voorbereidingsteam krijgt een overzicht met alle antwoorden van alle ingezonden vragenlijsten als de deadline voor het invullen is verstreken. Daarbij zijn de antwoorden geanonimiseerd. Deze samenvatting wordt aan het hele team rondgestuurd.
• Deze bevindingen worden onderling in het infectieziekteteam besproken en conclusies en ontwikkelacties worden geformuleerd.
• Een plan van aanpak voor het uitvoeren van de ontwikkelacties (Ontwikkelplan) wordt opgesteld.
• Het Ontwikkelplanplan wordt naar de visitatiecommissie gestuurd ter voorbereiding. Het visitatieteam heeft ook toegang tot de score en de antwoorden op de open vragen van het team.

 

Toegang tot de website

Na ontvangst van een mailbericht dat u als gebruiker tot de vragenlijst bent toegevoegd (uw GGD-emailadres is uw gebruikersnaam, in de mail staat uw wachtwoord), krijgt u toegang tot het besloten deel van de website. Op de met de GGD afgesproken tijd, wordt de digitale vragenlijst opengesteld en kan deze worden ingevuld. Met behulp van deze lijst wordt voor uw beroepspraktijk in kaart gebracht op welke wijze, en hoe effectief, de processen binnen het team Algemene Infectieziektebestrijding zijn geregeld naar de mening van de teamleden. De resultaten hiervan zijn geanonimiseerd opgeslagen en worden zo ook in het team-rapport opgenomen.

En per vraag wordt de mate van spreiding weergegeven als illustratie van hoe ver antwoorden binnen het team mogelijk uitleenlopen.

 

Onderwerpen in de vragenlijst

De vragen in de lijst betreffen de volgende aandachtsgebieden:

1. Wet PG/verwerking van meldingen
2. Regie- en netwerk
3. Surveillance
4. Preventie;
5. Outbreakmanagement
6. Onderzoek
7. Beleidsadvisering;
8. Organisatie van het werk
9. Samenwerking binnen het team
10. Scholingsbeleid en deskundigheidsbevordering

De vragenlijst is eerst een instrument voor zelfevaluatie en bewustwording. In de waardering worden feiten en meningen (van u en uw collega’s) meegenomen in de bepaling van de gekwantificeerde waardering per onderdeel in een (gemiddeld) rapportcijfer. Dit cijfer geeft aan waar naar uw idee of dat van het team, ontwikkeling mogelijk is. Is er een laag rapportcijfer dan denkt u of het team dat er mogelijkheden tot ontwikkeling van de kwaliteit, samenwerking en resultaten mogelijk zijn. Dat is dan een bespreekpunt voor het team.

 

Gebruikersinstructie webbased-vragenlijsten

Volg voor het gebruik van de vragenlijst en de overige voorbereiding op de visitatie de volgende stappen:

 

Stap 1: Invullen van de vragenlijst

Zelfstandige individuele beoordeling

Het is de bedoeling dat iedere arts, verpleegkundige, deskundige infectiepreventie doktersassistent(e), administratief medewerker en/of manager van het team de lijst individueel invult naar zijn/haar eigen inzicht, dus zonder inhoudelijk onderling overleg.

Omdat dit één cijfer is voor een heel onderdeel, kunt u in de volgende vraag zowel specifiek maken hoe u tot dit oordeel bent gekomen alsmede waar u eventuele nuances wilt aanbrengen in uw score; de score is immers een oordeel over diverse onderdelen die tot deze taak behoren.

Voorbeeldvraag: ‘Welk rapportcijfer kent u toe aan de wettelijke taak ‘surveillance’?. Denk aan: gebruik registratiesysteem en andere bronnen, doel regionale surveillance, vervolgacties op bevindingen, verantwoordelijkheden disciplines binnen team en epidemiologen, delen van gegevens met derden, borging in jaarwerkplan.

U geeft eerst een rapportcijfer (1-10) of geeft aan dat deze vraag niet van toepassing is op uw werk.

Kunt u motiveren hoe u tot dit oordeel bent gekomen (hoe wordt het uitgevoerd, wat zijn de sterke punten van het team, welke ontwikkelmogelijkheden ziet u?

Hier kunt u in een open tekstveld uw toelichting geven.

Vervolgens kent u per vraag toelichten hoe en waarom u tot dit cijfer bent gekomen.

 

Stap 2: Verwerking van de antwoorden

Centrale verwerking

De applicatie is online, wat wil zeggen dat u inlogt op een webpagina. U kunt op ieder moment inloggen en de vragenlijst vervolgen.

LET OP: gegevens op een pagina worden pas opgeslagen nadat op die pagina onderaan op deze pagina op ‘definitief verzenden’ is geklikt.

Ieder teamlid kan na verzending van de eigen vragenlijst opvragen door in te loggen op de website. In het menu bovenaan de pagina verschijnt dan namelijk het menu-item ‘visitaties’ waaronder u uw visitatievragenlijsten en de rapporten terug kunt zien. In dat rapport ziet u ook het gemiddelde antwoord van het team (voor zover de antwoorden op dat moment definitief zijn opgestuurd) en het landelijk gemiddelde (van de tot dan toe opgeslagen gegevens).

 

Stap 3:  Bespreking uitkomsten

• De teamresultaten

De vragenlijst is een hulpmiddel in het blootleggen op welke wijze en hoe effectief de processen binnen het team in de praktijk worden uitgevoerd, volgens u en uw collega’s. De lijst identificeert naar uw eigen beoordeling de processen die goed zijn geregeld en de processen die (aanmerkelijk) beter kunnen (die met de hoogste prioriteit).

 

• Vergadering beleggen

Beleg een vergadering ter bespreking van de uitkomsten. Het resultaat van deze bespreking is een prioriteitenlijst met daarop die aspecten die u (als eerste) wilt gaan aanpakken.

 

• Prioriteitenprogramma bepalen

In totaal bestaat de lijst uit 10 aandachtsgebieden. U kunt de bevindingen op verschillende manieren rangschikken en prioriteren. U bent vrij daarin een keuze te maken. Laat u leiden door wat het meest zinvol is voor uw team.

 

Voorbeeld

Bij het opstellen van uw prioriteitenprogramma kunt u bijvoorbeeld de volgende aanpak volgen:

• Prioriteit wordt gegeven aan de 6 laagste scores van het totaal aan stellingen;
• Prioriteit wordt gegeven aan de laagste score van elk aandachtsgebied.

Belangrijk is dat het team zelf, op basis van de onderlinge bespreking, bepaalt wat het definitieve prioriteitenprogramma is. Het gaat erom dat het team gezamenlijk beslist welke aandachtsgebieden ze de komende periode willen gaan versterken. De suggestie van de lijst is eenvoudig: indien een afdeling wil ontwikkelen, begin dan met die zaken die de grootste verbetering met zich meebrengen.

 

Stap 4:  Opstellen beknopt Ontwikkelplan

Maak met elkaar als voorbereiding op de visitatiedag een kort en bondig, realistisch plan van aanpak voor de ontwikkeling van die aspecten die u gezamenlijk in stap 3 hebt geïdentificeerd. Voor het Ontwikkelplan wordt een eenvoudige opzet beschikbaar gesteld (zie de handreiking hierna).

 

Stap 5: Opsturen vragenlijst en Ontwikkelplan

De medewerkers van de GGD vullen tijdig de vragenlijst digitaal in door de vragenlijst in de daarvoor gebruikte website als afgerond aan te merken. Daarna stuurt het team het Ontwikkelplan van het team per mail aan de secretaris.

(terug naar boven)

 

Handreiking opstellen Ontwikkelplan

Aan de hand van de ingevulde vragenlijst komen onderwerpen naar voren, die mogelijk verbeterd of versterkt kunnen worden in de organisatie. Onderstaande handreiking biedt een handvat voor het opstellen van een Ontwikkelplan voor het team.

• Welke inhoudelijke onderwerpen zijn wenselijk om te ontwikkelen? Geeft een overzicht van potentiele ontwikkeldpunten.
• Welke processen kunnen ontwikkeld worden? Geeft ook hier een overzicht van de ontwikkelpunten.
• Welk(e) onderwerp(en) zijn het meest urgent om te ontwikkelen?
• Wat is nodig (welke middelen) om de ontwikkeling te realiseren?
• Hoeveel tijd is nodig om de ontwikkeling te realiseren?

Een ontwikkelplan moet realistisch zijn en ingaan op de belangrijkste ontwikkelpunten. Het is een handleiding voor het team om de mee aan te slag te gaan. Bij een volgende visitatie kan worden vastgesteld in hoeverre het gelukt is de ontwikkelpunten door te voeren. Geadviseerd wordt om doelstellingen SMART te formuleren (zie hierna) en vier ontwikkeldoelen te kiezen, waarvan twee op relatief korte termijn tot een resultaat kunnen leiden en twee op langere termijn.

Het is daarnaast wenselijk een evenwichtige verdeling te maken naar de onderdelen die in de visitatie naar voren komen (zie de lijst van de 10 onderwerpen hiervoor).

Vermoedelijk zullen er meerdere ontwikkelpunten zijn, mogelijk zelfs per deeltaak en aandachtsgebied. Dat is een niet-realistische benadering bij dit instrument en voor een visitatie, waardoor het nodig is prioriteiten te stellen. Neem daarom per onderdeel niet meer dan één ontwikkelpunt of motiveer duidelijk waarom u hiertoe besluit.

Neem in het plan een overzicht op van alle potentiele ontwikkelpunten, zodat duidelijk is dat een ontwikkelpunt wel is onderkend maar (bewust) niet is gekozen als prioriteit.

 

Ontwikkelpunten korte termijn   Wat is het onderwerp en wat gaan we precies doen? Rationale om dit ontwikkelpunt te willen realiseren: aanleiding, beoogd meetbare resultaat (intern effect en extern effect), zekerheid dat dit resultaat behaald wordt (is het realistisch? is er draagvlak?)? Urgentie van deze ontwikkeling/verbetering? Concretisering bij dit punt:
Wie en hoeveel tijd? Welke andere middelen zijn nodig? Welke besluitvorming is nodig? Wanneer/tijdsplanning? Wat zou de realisatie van dit ontwikkelpunt in de weg kunnen staan (eventuele risico’s) en hoe wordt daar op geanticipeerd? Ontwikkelpunten lange termijn

Onderwerp en wat gaan we precies doen? Rationale om deze ontwikkeling of verbetering te willen realiseren: aanleiding, beoogd meetbare resultaat (intern effect en extern effect), zekerheid dat dit resultaat behaald wordt (is het realistisch? is er draagvlak?)? Urgentie van deze ontwikkeling? Aanpak bij dit ontwikkelpunt:

Wie en hoeveel tijd per medewerker? Welke middelen zijn nodig? Welke besluitvorming? Wanneer/tijdsplanning? Wat zijn mogelijke risico’s die de realisatie van dit punt kunnen belemmeren?

Een realistische planning motiveert medewerkers om zich er voor in te zetten. Te veel ontwikkeling tegelijk realiseren kan ertoe leiden dat het overzicht verloren raakt en medewerkers zich onmachtig gaan voelen. Beperk de keuze daarom tot maximaal vijf ontwikkelpunten.

 

Toetsing achteraf

Het visitatieteam zal in de gesprekken ingaan op dit Ontwikkelplan en met de GGD bespreken of het plan haalbaar is. Het is ook mogelijk dat zij een aanbeveling doet ten aanzien van de ontwikkelpunten. De GGD zal, na de visitatiedagen, in de gelegenheid zijn het Ontwikkelplan bij te stellen op basis van de inzichten die voort zijn gekomen uit de visitatie. Het document is en blijft tot een half jaar na de visitatie kan de GGD het visitatieteam consulteren. Dit is om het team AIB optimaal te stimuleren en ondersteunen ook uitvoering te geven aan het Ontwikkelplan. Een externe helpende hand kan ook met beperkte inzet het team daarin ondersteunen. Het Ontwikkelplan is eigendom van de GGD (waar het verslag van de visitatie een product is van het visitatieteam) en de verantwoordelijkheid voor uitvoering ligt bij het AIB-team. Bij de volgende visitatie wordt vastgesteld hoe de realisatie van de ontwikkelpunten is gegaan (volledigheid, tijdigheid) zodat kan worden gekeken welke factoren daarin helpend zijn en welke belemmerend.

(terug naar boven)

 

Profiel van de GGD

Deze vragenlijst heeft tot doel de visitatiecommissie algemene infectieziektebestrijding enkele kerngegevens over de GGD en over het team Algemene infectieziektebestrijding (AIB) aan te reiken.

Naam GGD:	Antwoorden:
Huidig aantal inwoners dat onder de GGD valt :
Aantal gemeenten in het verzorgingsgebied:
Korte karakteristiek van de GGD (bv plattelands, grootstedelijk, verstedelijkt):
Huidig aantal artsen AIB:	.. fte’s, ……personen:
Huidig aantal verpleegkundigen AIB:	.. fte’s; …..personen
Huidig aantal administratief medewerkers in de AIB:	.. fte’s: …..personen:
Nodige formatie artsen AIB, berekend volgens de VISI-norm:	.. fte
Nodige formatie verpleegkundigen AIB, berekend volgens de VISI-norm:	.. fte
Nodige formatie administratief medewerkers AIB, berekend volgens de VISI-norm:	.. fte
Is het team AIB HKZ gecertificeerd?
Is internet vanaf elke werkplek toegankelijk? Zijn er beperkingen aan het internetgebruik
Beschikt de GGD over een FONA regeling?
Aantal meldingen infecties in jaar x met onderscheid naar wel- en niet meldingsplichtige ziekten
Aantal artikel 26 meldingen in jaar x:
Aantal telefonische vragen aan het team AIB in jaar x:
Aantal vragen via e-mail in jaar x:
Aantal vragen aan de balie in jaar x:
Eventueel in te vullen: Zijn er specifieke risicofactoren in uw regio die van belang zijn voor de AIB? (b.v. luchthaven, grensverkeer, (im)migratie, risicogroepen, ‘bible belt’, etc.)

(*) Voor de cursief gedrukte vragen kan het VISI-rekenmodel voor de Algemene infectieziektebestrijding geraadpleegd worden.

(terug naar boven)

 

 SMART: hoe werkt dat?

 (terug naar boven)

 

Reglement voor intercollegiale visitatie van afdelingen Algemene infectieziektebestrijding van GGD'en

 

Het visiteren van een GGD vindt plaats binnen een (formeel) kader, zodat rollen, taken en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen helder zijn. Iedere uitgevoerde visitatie binnen de AIB vindt plaats binnen dit reglement. Het reglement is opgedeeld in de onderdelen:

1. Omschrijving, doel en uitgangspunten;
2. Organisatorische inrichting
3. De procedure
4. Algemene bepalingen en bezwaar

Omschrijving, doel en uitgangspunten

Artikel 1:   Omschrijving

Onder visitatie van een afdeling Algemene Infectieziektebestrijding van een GGD wordt verstaan: “een ter plaatse te verrichten onderzoek waarbij een interdisciplinair samengestelde groep medewerkers van afdelingen Algemene Infectieziektebestrijding in georganiseerd verband een oordeel geeft over de manier waarop en de omstandigheden waaronder het team als geheel de algemene infectieziektebestrijding uitvoert, waar mogelijk op grond van vooraf vastgestelde normen”.

 

Artikel 2:   Doel

Doel van de visitatie is

• Het bevorderen van het inhoudelijke werkproces en de kwaliteit van het professioneel handelen in de algemene infectieziektebestrijding ten behoeve van de bescherming van de publieke gezondheid;
• het bevorderen van de kwaliteit en uniformiteit van het professionele inzicht, het professionele handelen en de organisatiewijze van het primaire proces, van het team algemene infectieziektebestrijding van de GGD;
• het signaleren van door de praktijk noodzakelijk geachte wijzigingen in protocollen en richtlijnen.

 

Artikel 3:   Uitgangspunten

1. Visitatie van het team algemene infectieziektebestrijding van een GGD vindt eenmaal per vier jaar plaats. Aan de visitatie nemen deel: het hoofd van het team en in ieder geval alle medewerkers die langer dan een half jaar werkzaam zijn binnen de infectieziektebestrijding.
2. De opdracht tot visitatie –instrument als vast onderdeel van het kwaliteitsbeleid- van het team algemene infectieziektebestrijding is gegeven door de directeur van de GGD. De visitatie vindt plaats, als onderdeel van zelfregulerende afspraken binnen de sector publieke gezondheidszorg.
3. De normen waaraan het team wordt getoetst worden, voor zover van toepassing, ontleend aan: de protocollen, richtlijnen en draaiboeken, welke door het Bureau LCI van het RIVM/CIb zijn gepubliceerd, de HKZ-normen voor algemene infectieziektepreventie en –bestrijding, de richtlijnen van de Stichting Werkgroep Infectieziekte Preventie en de richtlijnen van de Stichting Werkgroep Antibioticabeleid. Ook zijn gebruik het beroepsdeelprofiel van de V&VN/VOGZ en de Kritische Beroepsactiviteiten (KBA’s) zoals gesteld door de KNMG
4. In het vooronderzoek bewerkstelligt de visitatiecommissie een goede afstemming met het HKZ kwaliteitsprogramma van de GGD, door kennisneming van het meest recente rapport van een interne en/of externe HKZ-audit.
5. De visitatie en het visitatierapport zijn zodanig gestandaardiseerd en van zodanige kwaliteit dat, indien de Inspectie voor de Gezondheidszorg binnen drie jaar na de rapportage voornemens is het team aan een algemene inspectie te onderwerpen, zij in beginsel kan volstaan met een marginale toetsing.
6. De Landelijke Visitatiecommissie voert periodiek overleg met de beroepsverenigingen ten behoeve van de accreditatie van de visitatie voor de herregistratie ex Wet BIG van individuele deelnemers. De Landelijke Visitatiecommissie geeft de certificaten van deelname af.

 

De organisatorische inrichting

Artikel 4:   De Landelijke Visitatiecommissie.

1. Er is een Landelijke Visitatiecommissie (LVC), waarvan de leden benoemd worden door het bestuur van GGD Nederland. De LVC bestaat uit de volgende leden:

• Een arts-infectieziekten, werkzaam bij een der GGD’en en tevens lid van de vereniging voor infectieziekten (VIZ)
• Een sociaal verpleegkundige, werkzaam bij het team algemene infectieziektepreventie en –bestrijding van een der GGD’en en tevens lid van V&VN Verpleegkundigen Openbare Gezondheidszorg
• Een medisch microbioloog, tevens lid van de Nederlandse vereniging voor medische microbiologie (NVMM)
• De voorzitter van de Projectgroep infectieziekten van GGD Nederland
• De voorzitter van het Landelijk Overleg Infectieziektebestrijding (LOI)
• Een ambtelijk secretaris, aangewezen door secretariaat voerende GGD
• De secretariaat voerende GGD wordt aangewezen door de ALV van GGD NL

De leden 4 tot en met 6 hebben qualitate qua zitting de in LVC. De leden 1 tot en met 3 worden benoemd na consultatie van de beroepsverenigingen en voor een periode van 4 jaar. Zij zijn terstond herbenoembaar.

De Landelijke Visitatiecommissie kiest uit haar midden een voorzitter.

2. De leden van de Landelijke Visitatiecommissie hebben zitting op persoonlijke titel. De commissie stelt haar eigen werkwijze vast. Ten aanzien van inhoudelijke standpuntbepalingen ontvangen de leden geen instructie van het bestuur van GGD Nederland. Over het verloop en de inhoud van visitaties en visitatierapporten treden de leden niet naar buiten indien een GGD daarin herkend kan worden, anders dan met instemming van de directie van de GGD die het aangaat.

3. De Landelijke Visitatiecommissie heeft tot taak:

• De algehele kwaliteit en voortgang van de visitatiesystematiek te bewaken en te bevorderen
• De criteria en normen die ten grondslag liggen aan de visitatie te evalueren en bij te stellen
• De kwaliteit van de opleiding tot visiteur te bewaken en te bevorderen
• Structurele tekorten of onvolkomenheden in het systeem van infectieziektebestrijding te signaleren

4. De Landelijke Visitatiecommissie oefent haar taken uit door:

• De vaststelling van de vragenlijsten ten behoeve van het vooronderzoek
• De vaststelling van het visitatieprotocol
• De werving en opleiding van visiteurs
• Het installeren, de ondersteuning alsmede de decharge van visitatieteam
• De evaluatie van visitaties, toezien op de kwaliteit van de visitatierapporten, en van de opleiding tot visiteur
• De ongevraagde advisering van derde partijen over de verbetering van de bestrijding op grond van geaggregeerde bevindingen en gegevens uit de visitaties.

En voorts al hetgeen de commissie nodig acht om haar taken naar behoren uit te voeren. De commissie voert daarbij zo veel overleg als nodig met GGD Nederland, de beroepsverenigingen en overige partijen die deskundig of betrokken zijn op het terrein van de infectieziektebestrijding of kwaliteitsverbetering in de publieke zorg.

5. De Landelijke Visitatiecommissie kan buiten vergadering en op voordracht van de secretaris besluiten nemen, mits geen der leden bedenkingen heeft tegen het voorgedragen besluit. Een aldus genomen besluit wordt in de eerstvolgende vergadering bekrachtigd.

 

Artikel 5:   De secretaris

1. De secretariaat voerende GGD onderhoudt en faciliteert het secretariaat voor de Landelijke Visitatiecommissie. Ter ondersteuning van de LVC wordt een ambtelijk secretaris aangesteld.

2. De secretaris heeft tot taak

• De voorbereiding en verslaglegging van de vergaderingen van de Landelijke Visitatiecommissie
• De voorbereiding en coördinatie van de visitatieteams
• De coördinatie en communicatie ten behoeve van de aanvragen, voorbereiding en uitvoering van visitaties
• De organisatie en coördinatie van de opleiding van visiteurs
• Het begeleiden en ondersteunen van de opstelling van visitatierapporten.
• Het beheer van het archief van de Landelijke Visitatiecommissie.

En voorts al hetgeen nodig is om deelname aan de visitatiesystematiek door GGD‘en te bevorderen.

3. De secretaris ontvangt inhoudelijke instructie van de voorzitter van de Landelijke Visitatiecommissie. GGD Nederland respecteert de onafhankelijke rol van de Landelijke Visitatiecommissie en de vertrouwensfunctie die de secretaris daarbij vervult. Van alles wat de secretaris verneemt over het verloop van visitaties en de inhoud van visitatierapporten wordt hij/zij geacht vertrouwelijk kennis te hebben genomen en doet hij/zij slechts verslag aan de vergadering van de Landelijke Visitatiecommissie.

Artikel 6:   De visitatieteams.

1. Ter uitvoering van een visitatie ter plaatse installeert de Landelijke Visitatiecommissie een visitatieteam. Het visitatieteam bestaat uit de volgende leden:

1. Een arts-infectieziekten, minimaal 3 jaar werkzaam bij een GGD.
2. Een sociaal-verpleegkundige, minimaal 3 jaar werkzaam binnen de algemene infectieziektebestrijding bij een GGD.
3. Een manager van een afdeling AIB, minimaal 3 jaar werkzaam bij een GGD.
4. Een secretaris/verslaglegger.

In ieder geval de leden 1 tot en met 3 hebben de opleiding tot visiteur gevolgd.

Het visitatieteam kiest uit haar midden een voorzitter per visitatie.

2. De leden van het visitatieteam zijn werkzaam bij verschillende GGD’en en zijn in het recente verleden niet in dienst geweest bij de te visiteren GGD. De leden hebben zitting op persoonlijke titel en ontvangen ten aanzien van hun inhoudelijke standpuntbepalingen geen instructie van de Landelijke Visitatiecommissie.

3. Het visitatieteam heeft tot taak:

• De uitvoering van het schriftelijke vooronderzoek, de voorbereiding, en de uitvoering van de visitatie ter plaatse
• De vaststelling van het visitatierapport
• Het doen van aanbevelingen aan de GGD ter ontwikkeling van het functioneren van het gevisiteerde team

4. Met uitzondering van vertrouwelijke kennisname door de Landelijke Visitatiecommissie, treden de leden van het visitatieteam niet naar buiten over het verloop van de visitatie en de inhoud van het visitatierapport.

De leden van het visitatieteam dragen geheimhouding ten aanzien van persoonlijke feiten die hen tijdens de visitatie ter kennis komen.

Artikel 7:   De opleiding tot visiteur

Er is een centrale opleiding tot visiteur voor de algemene infectieziektebestrijding.

Deelname aan de opleiding staat open voor medewerkers van de GGD die minimaal 2 jaar werkzaam zijn op het terrein van de infectieziektebestrijding of op het terrein van de kwaliteitsbevordering.

 

De procedure

Artikel 8:   De voorbereiding

1. Het proces van visitatie vangt aan door toezending van een bevestiging van datum en plaats voor de visitatie, onder bijvoeging van het visitatiereglement alsmede een tijdsplanning voor de voorbereiding van de GGD.

2. De secretaris van de Landelijke Visitatiecommissie LVC stelt in overleg met de voorzitter van de LVC een visitatieteam samen en maakt de leden bekend aan de manager van het team van de GGD.

3. Het hoofd van het team AIB van de GGD overlegt aan de secretaris van de LVC een lijst van alle medewerkers, hun functies en de omvang van hun dienstverband, alsmede een overzicht van actuele vacatures.

 

Artikel 9:   Het vooronderzoek

1. De secretaris verzoekt aan de te visiteren afdeling toezending van alle relevante stukken, aan de hand van een standaardlijst.

2. De te visiteren afdeling ontvangt van de secretaris van de LVC uiterlijk 8 weken voor de dag van visitatie een standaard vragenlijst met toelichting, welke individueel ingevuld wordt door elke medewerker van het team.

3. Het team schrijft in gezamenlijk overleg een concept Ontwikkelplan voor het functioneren van het team algemene infectieziektebestrijding. Dit plan wordt uiterlijk 4 weken voor de dag van visitatie toegezonden aan de secretaris van de LVC.

4. De visitatielijst wordt door de medewerkers van de GGD ingevuld zodat de uitkomsten ervan minimaal 6 weken voor de visitatie beschikbaar zijn aan het secretariaat.

5. Aan de hand van de individueel ingevulde vragenlijsten, het concept Ontwikkelplan en de overige toegezonden stukken, bereidt het visitatieteam zich voor op de uitvoering van de visitatie.

 

Artikel 10:   De visitatie.

1. Het programma van visitatie heeft een tijdsduur van anderhalve dag. Er is een standaard programma. Het team algemene infectieziektebestrijding wordt volgens dit protocol bezocht door het visitatieteam en de secretaris.

2. Het visitatieteam krijgt op haar verzoek inzage in alle stukken van het team.

3. Het visitatieteam vormt haar oordeel door gesprekken te voeren met tenminste het hoofd van het team, de arts(en)-infectieziektebestrijding, de sociaal verpleegkundigen en – afhankelijk van de organisatorische inrichting van het team – met de doktersassistenten en/of de administratieve medewerkers.

4. Het visitatieteam kan op grond van haar vooronderzoek besluiten om met een interne of externe ketenpartner van het team een consultatief gesprek te voeren.

5. De gesprekken worden individueel dan wel in groepsverband gevoerd en dragen een besloten karakter. Het visitatieprotocol bepaalt welke medewerkers aan een bespreking deelnemen; er worden geen andere – interne of externe – personen bij de bespreking toegelaten. Bij twijfel of onduidelijkheid beslist de voorzitter van het visitatieteam.

6. De visitatie wordt afgesloten met een mondelinge rapportage aan het team door het visitatieteam, in aanwezigheid van de directeur van de GGD, ondersteunt met een PowerPointpresentatie, die de basis vormt voor de eindrapportage. Aan elke deelnemende medewerker van het team wordt de dag van de visitatie een vragenlijst toegezonden waarmee het visitatieproces, anoniem, evaluatief beoordeeld kan worden.

 

Artikel 11:   Rapportage, Evaluatie, Decharge.

1. Het visitatierapport wordt vastgesteld door het visitatieteam. Het visitatierapport geeft een oordeel over de kwaliteit van de algemene infectieziektebestrijding van het team van de GGD. In het rapport kunnen aanbevelingen gedaan worden ter verbetering van de kwaliteit, de inhoudelijke efficiency en de organisatie van de bestrijding.

2. De voorzitter van de het visitatieteam overhandigt binnen 6 weken het rapport van bevindingen en aanbevelingen aan de directeur van de GGD, nadat met de gevisiteerde team de eindrapportage is besproken en eventuele kanttekeningen van de zijde van de GGD zijn verwerkt. Er wordt vermelding gemaakt van de samenstelling van het visitatieteam.

3. Voorafgaand aan de vaststelling van het rapport stelt het visitatieteam, via de secretaris van de LVC, de gevisiteerde team in de gelegenheid kennis te nemen van de concept-rapportage. Van bedenkingen van het team of voorstellen tot wijziging van het rapport welke niet overgenomen worden door het visitatieteam, wordt in een bijlage melding gedaan.

4. Het visitatierapport heeft een vertrouwelijk karakter en wordt alleen door de GGD zelf breder verspreid. Zonder toestemming van de GGD treedt noch het visitatieteam, noch de Landelijke Visitatiecommissie over de inhoud van het visitatierapport naar buiten op een manier dat de GGD direct of indirect herkenbaar kan zijn.

5. De secretaris van de Landelijke Evaluatiecommissie ontvangt de evaluatieformulieren digitaal van de deelnemers en verwerkt deze tot een rapportage, welke ter kennis wordt gebracht van Het visitatieteam en de Landelijke Visitatiecommissie. De voorzitter van de Landelijke Visitatiecommissie verleent de leden van het visitatieteam decharge bij een eerstvolgende vergadering van de LVC.

 

Bezwaren en algemene bepalingen

Artikel 12:   Bezwaren

De directeur van de GGD kan bij de voorzitter van de Landelijke Visitatiecommissie tot 4 weken voor de dag van visitatie gemotiveerd bezwaar maken tegen een aangewezen lid van Het visitatieteam. De Landelijke visitatiecommissie beslist op het aangevoerde bezwaar.

 

Artikel 13:   Bewaartermijnen

Een kopie van visitatierapporten en evaluatierapporten worden in het archief van de Landelijke Visitatiecommissie bewaard voor een periode van 10 jaar.

 

Artikel 14:   Onvoorziene omstandigheden

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de Landelijke Visitatiecommissie.

 

Artikel 15:   Wijzigingen

Over wijzigingen van dit visitatiereglement besluit het bestuur van GGD Nederland, gehoord de Landelijke Visitatiecommissie.

(terug naar boven)